Sąsiuvinis, Excel ar programa: kaip servisui tvarkyti klientų istoriją

Kiekvienas servisas kažkaip veda klientų istoriją. Vieni — sąsiuvinyje prie kasos, kiti — Excel lentelėje, treti — programoje. Nė vienas būdas savaime nėra blogas. Klausimas tik, ar jis vis dar tinka jūsų servisui.

Sąsiuvinis

Privalumai: nieko nereikia mokėti ir mokytis, visada po ranka, veikia ir be interneto.

Trūkumai:

Neįmanoma greitai rasti, ką darėte konkrečiam automobiliui prieš dvejus metus.
Ne visi įskaito rašyseną, o sąsiuvinis gali pasimesti ar sušlapti.
Niekas nepriminia klientui, kad laikas grįžti.

Tinka, kai dirbate vienas ar dviese ir klientų nedaug.

Excel lentelė

Privalumai: nemokama ar beveik nemokama, galima ieškoti ir rūšiuoti, lengva pradėti.

Trūkumai:

Lentelė auga, o kartu auga ir klaidos: dubliuoti klientai, skirtingai įrašyti numeriai („KLM214“ ir „KLM 214“).
Sunku dirbti keliems žmonėms vienu metu — kažkas visada turi senesnę versiją.
Sąskaitas vis tiek tenka rašyti atskirai, perrašant tuos pačius duomenis.
Telefone dirbti nepatogu.

Tinka, kol klientų istorija yra tik sąrašas, o ne kasdienis darbo įrankis.

Autoserviso programa

Privalumai:

Viskas vienoje vietoje: klientas, automobilis, darbai, detalės, sąskaitos.
Paieška pagal valstybinį numerį ar telefoną per kelias sekundes.
Keli žmonės dirba vienu metu, technikas — telefone.
Sąskaita kuriama iš atlikto darbo, nieko neperrašant.
Sistema gali pati priminti klientui apie kitą aptarnavimą.

Trūkumai: mėnesinis mokestis ir kelios dienos įpratimui.

Tinka, kai dirba keli žmonės, klientų daugėja arba norite, kad jie dažniau grįžtų.

Kaip suprasti, kad laikas keistis

Jei atpažįstate bent du iš šių ženklų, sąsiuvinis ar Excel jus jau stabdo:

Klientas klausia, ką darėte praeitą kartą, o jūs negalite greitai atsakyti.
Tą pačią informaciją įrašote du ar tris kartus: į sąsiuvinį, į lentelę, į sąskaitą.
Pasitaiko, kad du žmonės tą pačią valandą užrašo skirtingiems klientams.
Nežinote, kiek uždirbote per mėnesį, kol nesuskaičiuojate ranka.
Klientai negrįžta, o jūs nežinote, kodėl.

Ką daryti su senais duomenimis

Didžiausia baimė pereinant prie programos — kad teks viską suvesti iš naujo. Dažniausiai nereikia: klientų ir automobilių sąrašą iš Excel galima perkelti automatiškai, o iš sąsiuvinio užtenka perrašyti aktyvius klientus. Senesnė istorija gali likti archyve.

Rinkdamiesi programą paklauskite tiekėjo, ar duomenis perkels jie, ar tai teks daryti jums.

Trumpai

Sąsiuvinis tinka pradžiai, Excel — augant, programa — kai norite tvarkos ir sugrįžtančių klientų.
Ženklas keistis — kai tą pačią informaciją rašote kelis kartus arba negalite greitai rasti istorijos.
Seni duomenys nedingsta: aktyvius klientus galima perkelti.